Comment établir un budget prévisionnel RH réaliste pour votre entreprise ?

Mis à jour le 14/06/2023

Le budget prévisionnel des ressources humaines : qu’est-ce que c’est ?

Le budget des ressources humaines désigne l’ensemble des fonds affectés au processus RH à l’échelle de l’entreprise. Il comprend donc un certain nombre de variables dont il faut tenir compte pour obtenir un prévisionnel réaliste. Pour l’établir, il est nécessaire de se reposer sur des informations financières exactes, ainsi que sur les performances et les données historiques des différents services. Le budget prévisionnel RH tient compte des activités de ressources humaines de l’ensemble de la société. S’il est complexe à établir, c’est aussi un document essentiel dans la détermination des activités RH à venir au sein de l’entreprise.

Dans les entreprises où le capital humain est conséquent, prévoir un budget RH adéquat facilite la tâche de la direction des ressources humaines. Le budget RH prévisionnel :

• Évite les recrutements inutiles ;
• Aide à comprendre leurs besoins en personnel et en formation ;
• Évite les pénuries de personnel ;
• Aide à attirer plus de talents ;
• Permet de créer un plan de satisfaction et de limiter la rotation des employés.

La plupart des budgets prévisionnels RH comprennent :

• L’examen des performances financières historiques de l’entreprise ;
• L’élaboration d’une stratégie budgétaire afin de choisir la meilleure pour l’organisation ;
• L’analyse des données de performance en temps réel : les dépenses, la dotation en personnel (recrutements, embauches…) et la rémunération des employés ;
• L’obtention d’une vision globale de l’impact de la fonction Finance sur les opérations.

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Les frais de personnel et la masse salariale

Les frais de personnel constituent une partie essentielle des dépenses en matière de ressources humaines. Lors de l’établissement du budget RH, il faut tenir compte des salaires totaux, c’est-à-dire les rémunérations brutes et les contributions patronales.

Parler de budget prévisionnel demande d’anticiper les évolutions prévues pour l’année N+1. Il faut donc tenir compte :

• Des salaires nets. Ils représentent une part fondamentale du budget RH puisqu’ils sont le premier poste de dépense de votre budget ressources humaines. Il faut aussi tenir compte des augmentations salariales légales, des augmentations de salaire interne, et des variations d’heures de travail durant l’année N+1.
• Les charges salariales. Elles s’ajoutent au salaire net pour composer le salaire brut. 
• Les charges patronales. Elles s’ajoutent aux deux premières et correspondent à 45 % du salaire brut.
• Les avantages en nature. Lorsque votre entreprise propose aux collaborateurs des voitures de fonction, ou des logements, ils doivent être inclus dans les calculs du prévisionnel.
• Les primes non soumises aux cotisations. Lorsqu’elles existent, ces primes distribuées aux collaborateurs doivent être calculées et intégrées au budget RH.
• L’intéressement. Même si cette prime n’est versée qu’une fois par an, elle doit faire partie des frais de la masse salariale.

Si vous avez envie d’aller plus loin, il existe un tableau de budget prévisionnel gratuit.  

Les frais de recrutement

En dehors du personnel déjà embauché, le recrutement de nouveaux talents amène des dépenses à anticiper. Le recrutement est une étape essentielle, mais parfois coûteuse de la vie de l’entreprise. Le calcul du coût d’un recrutement doit tenir compte :

• Des frais d’annonce. Il est même possible que l’entreprise engage des démarches publicitaires, en ville ou sur internet. 
• Des frais de sélection. C’est le montant du salaire des collaborateurs qui sélectionnent les CV et effectuent des entretiens.
• La délégation du processus. Faire appel à un cabinet de recrutement représente un coût supplémentaire.  
• La formation des nouveaux arrivants. Une intégration réussie passe par la proposition de formations (internes ou externes) en lien avec l’entreprise et le poste occupé pour que les nouveaux salariés puissent être performants. Cela constitue un certain nombre de dépenses. La production baisse et les frais de gestion augmentent (salaire du formateur, frais de déplacement et d’hébergement…).
   

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Les frais annexes du budget RH prévisionnel 

Depuis des dizaines d’années, la rémunération et les avantages sociaux représentent de puissants leviers pour retenir et attirer les salariés. 65 %1 des Français rejoignent une entreprise sur le critère des avantages sociaux. Mutuelle d’entreprise, CSE, stationnement gratuit, ou activités culturelles sont des avantages très appréciés, mais ils doivent être anticipés dans votre budget RH. 

Parmi les frais annexes, pensez aussi :

• Aux charges d’exploitation. Elles correspondent à l’achat de matières premières ou de marchandises, aux frais de sous-traitance…
• Aux frais de fournitures : eau, électricité, téléphone ; fournitures de bureau… 
• Aux loyers et charges locatives, assurances, frais d’entretien des locaux… 
• Aux autres charges : publicité… 
• Aux frais de santé et sécurité. Le budget RH comprend aussi le suivi en matière de santé au travail : prix des visites médicales obligatoires, des équipements de sécurité et de protection individuels… 

• Un budget RH doit permettre d’apporter des garanties financières
• Il doit tenir compte de l’ensemble des dépenses afin d’être le plus juste possible.
• Il accompagne la mise en place de la politique RH de l’entreprise. 

Élément clé d’une entreprise, le budget prévisionnel RH se doit d’être comparé aux frais réels en fin d’année. Il peut ainsi être réajusté stratégiquement pour l’année à venir. Eurécia vous propose des solutions RH pour l’épanouissement des entreprises et de leurs salariés.

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